Najviše smisla ima outsourcovati dizajn zadatke koji su povremeni, specijalizovani ili zahtevaju neutralan pogled sa strane, dok bi interno trebalo zadržati aktivnosti koje su svakodnevne, blisko povezane sa brendom i važne za brzo donošenje odluka. Granica, međutim, nije ista za svaku kompaniju.
Praktična odluka ne svodi se na pitanje da li je agencija za dizajn bolja od internog tima. Važnije je utvrditi koji model odgovara konkretnom zadatku: ko poseduje kontekst, koliko je posao učestao, kakva ekspertiza je potrebna, koliko su skupe greške i koliko brzo se očekuju izmene.
U nastavku je okvir za podelu posla između zaposlenih, eksternog dizajnera i dizajn agencije, bez pretpostavke da jedan model mora da pokrije sve potrebe.
Prvo razdvojite operativni i strateški dizajn
Jedan od najčešćih razloga za pogrešnu odluku jeste posmatranje svih dizajn zadataka kao iste vrste posla. Izrada redovnih objava za društvene mreže, redizajn identiteta, priprema prezentacije za investitore i dizajn ambalaže mogu pripadati istoj disciplini, ali imaju različit nivo rizika, procesa i odgovornosti.
Koristan je sledeći okvir:
- Operativni zadaci ponavljaju se često, oslanjaju se na postojeća pravila i zahtevaju brzinu.
- Specijalizovani zadaci traže znanje koje nije racionalno stalno održavati interno, kao što su određene ilustratorske, tipografske, 3D ili produkcijske veštine.
- Strateški zadaci utiču na pozicioniranje, prepoznatljivost i način na koji brend komunicira.
- Eksperimentalni zadaci služe za testiranje novog pravca, kampanje ili vizuelnog jezika.
Ova podela ne znači da strateški posao nikada ne treba outsourcovati. Naprotiv, eksterni partner često donosi potrebnu distancu. Poenta je da se strateška odluka ne delegira automatski zajedno sa svakodnevnom produkcijom.
Kada dizajn zadatak ima smisla zadržati interno?
1. Kada se posao ponavlja i ima jasan sistem
Ako se svakog dana ili svake nedelje izrađuju slični formati, interni tim obično ima prednost u brzini i dostupnosti. To mogu biti prilagođavanje banera, jednostavne prezentacione grafike, redovna komunikacija na društvenim mrežama, newsletter vizuali ili materijali za prodajni tim.
Ovaj model funkcioniše najbolje kada postoje uređeni šabloni, osnovna pravila brenda i osoba koja zna gde se nalaze izvorni fajlovi. Bez toga se interna produkcija lako pretvara u niz improvizacija, pa prednost brzine nestaje.
2. Kada je potreban neposredan kontakt sa drugim odeljenjima
Dizajner koji svakodnevno sarađuje sa marketingom, prodajom, proizvodom ili korisničkom podrškom može brzo da razume promenu prioriteta. Ako zadatak nastaje iz niza kratkih internih zahteva, interna osoba može efikasnije da postavi dodatno pitanje, proveri sadržaj i isporuči novu verziju.
To ipak ne znači da interni tim treba da prihvati svaki zahtev bez prioritizacije. Ako je dizajner stalno u režimu hitnih izmena, nema dovoljno vremena za održavanje sistema i kvalitet počinje da zavisi od trenutne dostupnosti.
3. Kada se dizajn oslanja na duboko poznavanje proizvoda
Za određene zadatke važnije je razumevanje proizvoda nego širina kreativnog raspona. Dizajner koji dugo radi sa internim timom može poznavati tehnička ograničenja, prodajni proces, terminologiju i najčešće nedoumice korisnika.
Takvo znanje je posebno korisno kod svakodnevnih materijala, internih prezentacija i iteracija koje zahtevaju česte konsultacije. Eksterni saradnik može nadoknaditi nedostatak konteksta dobrim briefom, ali neće uvek imati isti nivo neposrednog uvida.
4. Kada je vlasništvo nad sistemom dugoročna potreba
Ako kompanija kontinuirano razvija vizuelni sistem, interno je korisno imati osobu koja vodi računa o njegovoj primeni. To uključuje biblioteku elemenata, šablone, pripremu smernica, kontrolu doslednosti i edukaciju kolega.
Održavanje sistema ne mora uvek biti posao jednog internog dizajnera. Može ga deliti brand manager, marketing lead ili eksterni partner. Važno je da postoji jasno vlasništvo: neko mora da odlučuje koje izmene ulaze u sistem, a koje ostaju izuzetak.
Koje dizajn zadatke najčešće ima smisla outsourcovati?
1. Redizajn brenda i razvoj vizuelnog identiteta
Veći projekti identiteta obično traže istraživanje, konceptualni rad, više pravaca, obrazloženje odluka i pažljivo prevođenje ideje u sistem. Za kompaniju koja nema takvu potrebu stalno, održavanje kompletne interne ekspertize može biti neefikasno.
Eksterni tim može doneti iskustvo u strukturiranju procesa i pogled koji nije opterećen internim pretpostavkama. Ipak, kompanija treba da zadrži donošenje ključnih poslovnih odluka: kome se obraća, šta želi da promeni i koje kompromise ne prihvata.
Za širi pregled toga šta obuhvata profesionalna podrška u ovoj oblasti pogledajte stranicu grafički dizajn. Ona je korisna polazna tačka kada je potrebno sagledati projekat, a ne samo pojedinačni vizual.
2. Zadatke koji zahtevaju retku ili specijalizovanu ekspertizu
Outsourcing je racionalan kada se javlja potreba za veštinom koja se koristi povremeno. To može biti ilustracija određenog stila, infografika, animacija, 3D prikaz, dizajn ambalaže, zahtevna priprema za štampu ili art direction za kampanju.
Interno zadržite brief, kriterijume prihvatanja i finalnu odluku, a eksternom partneru poverite izvedbu za koju ima odgovarajuće znanje. Tako se izbegava zapošljavanje za jednokratnu potrebu, bez potcenjivanja vremena potrebnog za dobar odabir i koordinaciju.
3. Projekte sa jasnim početkom i krajem
Samostalna kampanja, novi prodajni materijal, konferencijski nastup ili lansiranje proizvoda često imaju definisan obim i rok. Za takve zadatke projekat sa spoljnim partnerom može biti pregledniji od pokušaja da se posao ugura u već opterećen interni tim.
Prednost postoji samo ako su obim, odgovornosti i broj krugova povratnih informacija dogovoreni unapred. U suprotnom, projekat sa jasnim početkom može postati neograničen niz revizija.
4. Kada je potreban neutralan pogled
Interni tim ponekad postane previše blizak postojećem rešenju. Eksterni dizajner može postaviti neprijatno, ali korisno pitanje: da li vizuelni element zaista pomaže korisniku ili se zadržava zato što je poznat timu?
Neutralan pogled nije dovoljan sam po sebi. Spoljni partner mora dobiti dovoljno konteksta, a interna strana mora biti spremna da razmotri argumente umesto da očekuje samo potvrdu postojećih ideja.
Brza matrica za odluku
Pre nego što zadatak dodelite internoj osobi ili eksternom partneru, ocenite ga kroz nekoliko pitanja. Nije potrebno praviti komplikovan model bodovanja; dovoljno je da za svaki kriterijum zabeležite nizak, srednji ili visok nivo.
| Kriterijum | Prednost internog tima | Prednost outsourcinga |
|---|---|---|
| Učestalost | Čest i ponavljajući zadatak | Povremena ili jednokratna potreba |
| Kontekst | Neophodno je duboko poznavanje proizvoda | Potrebna je distanca ili novi pogled |
| Ekspertiza | Veština već postoji u timu | Potrebna je retka specijalizacija |
| Rizik | Greške se mogu brzo ispraviti | Greška ima veći reputacioni ili poslovni trošak |
| Kapacitet | Postoji realno vreme za kvalitetnu izradu | Interni tim je preopterećen ili nema odgovarajući kapacitet |
| Proces | Zadatak se može rešiti kroz postojeći sistem | Potrebno je postaviti novi pravac ili metod |
Ako su učestalost i potreba za internim kontekstom visoki, zadržavanje posla interno ima logiku. Ako su specijalizacija, neutralnost i projektna priroda visoki, outsourcing je verovatno bolji izbor. Mešoviti rezultat upućuje na hibridni model.
Hibridni model: interno vlasništvo, eksterni kapacitet
Za mnoge kompanije najstabilnije rešenje nije stroga podela, već saradnja u kojoj interna strana čuva kontekst i prioritete, a eksterni partner preuzima određene faze ili tipove zadataka.
- Interno se definišu cilj, publika, prioriteti i kriterijumi uspeha.
- Eksterni partner razvija koncept, sistem ili specijalizovanu izvedbu.
- Interna osoba proverava usklađenost sa proizvodom, sadržajem i poslovnim procesom.
- Zajedno se definišu fajlovi, smernice i način kasnije primene.
Ovakav model zahteva jasnu granicu odgovornosti. Ako svi učestvuju u svakoj odluci, proces postaje spor. Ako niko nije vlasnik finalne odluke, broj revizija raste. Zbog toga je korisno unapred imenovati jednu osobu koja prikuplja komentare i daje konačno odobrenje.
Izbor između projektnog angažmana, retainera i specijaliste dodatno zavisi od učestalosti i predvidljivosti potreba. Više o toj odluci pročitajte u vodiču model saradnje sa dizajn agencijom.
Kako sprečiti da outsourcing postane skuplji i sporiji?
Pripremite odluku pre briefa
Outsourcing ne rešava nejasan zahtev. Pre kontakta sa partnerom definišite šta treba da bude drugačije, ko koristi rezultat, gde će se primenjivati i šta se smatra završenim. Dobro pripremljen design brief smanjuje prostor za različita tumačenja.
Ne mešajte istraživanje, koncept i produkciju
Za svaki zadatak zapišite da li očekujete samo izradu finalnih formata ili i istraživanje, definisanje pravca, sistematizaciju i pripremu za dalju upotrebu. Razlika između ta dva zahteva utiče na proces, broj odluka i način procene ponude.
Dogovorite šta ostaje posle projekta
Važno je unapred razjasniti koje formate dobijate, da li su dostupni izvorni fajlovi, ko održava šablone i kako se dizajn kasnije koristi. Nije svaki projekat isti, pa ni svaki paket isporuke ne treba da bude isti.
Izaberite model prema obrascu potreba
Ako se isti tip podrške javlja iz meseca u mesec, mesečna saradnja može biti praktičnija od stalnog pokretanja novih projekata. Ako su potrebe neredovne i jasno ograničene, projektni angažman može biti jednostavniji. Detaljnije kriterijume možete uporediti u tekstu kada design retainer ima više smisla od projekta.
Šta zadržati interno čak i kada se većina dizajna outsourcuje?
Čak i kada eksterni partner radi najveći deo vizuelne produkcije, kompanija ne bi trebalo da prepusti sve odluke. Interno je korisno zadržati:
- definisanje poslovnog cilja i prioriteta;
- poznavanje publike, proizvoda i interne terminologije;
- odobravanje ključnog vizuelnog pravca;
- pristup relevantnim sadržajima, podacima i ograničenjima;
- brigu o tome da se rešenje dosledno koristi kroz različite kanale;
- arhivu, vlasništvo nad fajlovima i odluke o budućim izmenama.
Drugim rečima, outsourcing kapaciteta ne mora da znači outsourcing odgovornosti. Spoljni partner može da vodi kreativni ili produkcijski deo, ali brend i njegovi poslovni prioriteti ostaju vlasništvo kompanije.
Praktičan sledeći korak
Napravite listu dizajn zadataka iz poslednja dva do tri meseca i uz svaki zabeležite učestalost, potrebnu ekspertizu, hitnost, broj uključenih ljudi i posledice greške. Zatim ih razvrstajte u tri grupe: interno, eksterno i hibridno.
Ne morate odmah menjati ceo model. Dovoljno je da izaberete jedan zadatak sa jasnim obimom, definišete odgovornu osobu i proverite da li novi način rada donosi bolju kontrolu, kvalitetniji rezultat ili rasterećenje tima. Tek nakon toga ima smisla širiti saradnju na druge dizajn potrebe.
